淺談建設工程竣工文件的歸檔審核
公路建設工程檔案是工程建設活動的真實記錄和反映，工程文件的準確、真實與否，直接影響了工程今后維護、改擴建等的提供利用。所以，在建設工程文件歸檔前，工程技術人員和檔案人員應該嚴格把關，認真審核，把不符合規(guī)范要求的文件拒之門外，以確保歸檔文件的真實性與準確性。我曾參與萬長公路工程項目的檔案驗收檢查工作，深感公路建設工程檔案的質量問題不容忽視，必須從以下幾方面審核：
一、審文件是否為原件。
原件是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，歸檔的文件應該為原件。但在公路工程建設過程中往往會出現(xiàn)許多復印件、傳真件，這些復印件一旦歸檔，既不利于檔案的長期保管，也會給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，工程檔案人員應該認真檢查，杜絕任何的復印件、傳真件歸檔。
二、審文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備。
簽名、蓋章完整與否，會影響工程文件使用的合法有效性，同時，我國已實行建設工程質量終身負責制，文件中的簽名與蓋章意味著參與工程建設的單位和個人對工程質量的責任。在公路工程建設活動中形成的各種試驗記錄、施工記錄以及往來的報批文件，如出現(xiàn)的漏簽名、漏蓋章甚至蓋假章現(xiàn)象，應該各項簽字蓋章齊全，具備法律效力，絕對不允許代簽名。
三、審文件內(nèi)容是否填寫完整。
施工技術文件中的內(nèi)容直接反映了工程建設的實際情況，是評定工程質量的重要依據(jù)。一些項目僅注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設項目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設后期形成的交工驗收文件資料、缺陷責任期等方面的材料，造成項目檔案的成套性完整性缺陷。
另外，由于施工技術人員存在著重外輕業(yè)的思想意識，往往會造成施工技術文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細情況。如在原材料試驗記錄中，只填寫試驗數(shù)據(jù)，沒有結論意見；復試報告和各項技術數(shù)據(jù)的填寫是不是翔實可*等等。所以，針對內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術人員應該根據(jù)實際情況重新核對，補充完整。
四、審文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。
工程文件具有動態(tài)性，一些工程文件如工程量統(tǒng)計報表、各種工程檢查記錄等會隨著工程建設情況的變化而相應地發(fā)生變更，但在工程技術人員對文件中數(shù)據(jù)進行更改時，會出現(xiàn)使用涂改液涂改或用刀片刮改等不規(guī)范更改的情況。同時，一些文件中數(shù)據(jù)雖然沒有發(fā)生變化，但由于技術人員、試驗人員的粗心大意，也普遍存在著隨意涂改的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象，都會影響工程檔案日后的使用，應該由相關人員進行整改，以保證工程、文件中數(shù)據(jù)的準確性。
五、審文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象。
在工程文件編制過程中，由于工程施工人員、技術人員的隨意性行為，會造成相當一部分文件用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等不耐久字跡書寫，這些不耐久字跡會隨著時間的不斷推移而容易褪色，不利于工程檔案的長期保存。所以，工程文件應該一律用碳素墨水等耐久字跡書寫，一旦發(fā)現(xiàn)有不耐久字跡書寫的現(xiàn)象，應該及時采取補救措施。
六、審竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。
工程竣工圖是建筑物、構筑物工程施工結果在圖紙上的反映，竣工圖是對工程實體的寫照，是工程檔案中最重要的部分，是真實的原始記錄，也是工程竣工驗收以及今后維護改擴建的重要依據(jù)。但在竣工圖的編制過程中，往往存在著編制不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，使得竣工圖無法真實地反映工程建設的實際情況，主要表現(xiàn)在：
1、一些項目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符；公路里程、橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)現(xiàn)；竣工圖中相關責任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全；有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，無設計與竣工數(shù)量對照表；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，也極易導致竣工圖誤差和失實。
2、圖紙沒有按實際變更通知更改或更改不到位，更改地符號與說明不符合標準要求，沒有加蓋竣工圖章等等。所以工程竣工圖必須按照國家有關規(guī)定要求進行編制，審查，做到圖物相符、技術數(shù)據(jù)可*、簽字真實、準確地反映工程竣工時的實際情況。
七、審文件用紙格式是否符合標準要求。
對于一個單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項內(nèi)容應配套完整、整潔美觀。工程文件的書寫紙格式及竣工圖的圖幅格式，各參建單位使用統(tǒng)一的文件書寫格式，做到文件標準化、規(guī)范化，以保證歸檔文件的整齊統(tǒng)一。
八、審聲像材料是否能夠有效使用。
在工程建設活動中還會產(chǎn)生一些與紙質不同裁體的文件：如照片、錄音、錄像及電子磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應檢查其存儲格式是否符合國家有關規(guī)范要求，以保證今后的有效使用。
公路建設是國家交通基礎設施建設的重要內(nèi)容，近年來，公路建設高潮迭起。隨著公路建設事業(yè)的高速發(fā)展，正不斷形成和積累起大量的公路工程檔案。如何加強公路建設工程竣工文件的歸檔審核，是我們建設部門一項非常重要的任務。
一、審文件是否為原件。
原件是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，歸檔的文件應該為原件。但在公路工程建設過程中往往會出現(xiàn)許多復印件、傳真件，這些復印件一旦歸檔，既不利于檔案的長期保管，也會給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，工程檔案人員應該認真檢查，杜絕任何的復印件、傳真件歸檔。
二、審文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備。
簽名、蓋章完整與否，會影響工程文件使用的合法有效性，同時，我國已實行建設工程質量終身負責制，文件中的簽名與蓋章意味著參與工程建設的單位和個人對工程質量的責任。在公路工程建設活動中形成的各種試驗記錄、施工記錄以及往來的報批文件，如出現(xiàn)的漏簽名、漏蓋章甚至蓋假章現(xiàn)象，應該各項簽字蓋章齊全，具備法律效力，絕對不允許代簽名。
三、審文件內(nèi)容是否填寫完整。
施工技術文件中的內(nèi)容直接反映了工程建設的實際情況，是評定工程質量的重要依據(jù)。一些項目僅注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設項目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設后期形成的交工驗收文件資料、缺陷責任期等方面的材料，造成項目檔案的成套性完整性缺陷。
另外，由于施工技術人員存在著重外輕業(yè)的思想意識，往往會造成施工技術文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細情況。如在原材料試驗記錄中，只填寫試驗數(shù)據(jù)，沒有結論意見；復試報告和各項技術數(shù)據(jù)的填寫是不是翔實可*等等。所以，針對內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術人員應該根據(jù)實際情況重新核對，補充完整。
四、審文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。
工程文件具有動態(tài)性，一些工程文件如工程量統(tǒng)計報表、各種工程檢查記錄等會隨著工程建設情況的變化而相應地發(fā)生變更，但在工程技術人員對文件中數(shù)據(jù)進行更改時，會出現(xiàn)使用涂改液涂改或用刀片刮改等不規(guī)范更改的情況。同時，一些文件中數(shù)據(jù)雖然沒有發(fā)生變化，但由于技術人員、試驗人員的粗心大意，也普遍存在著隨意涂改的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象，都會影響工程檔案日后的使用，應該由相關人員進行整改，以保證工程、文件中數(shù)據(jù)的準確性。
五、審文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象。
在工程文件編制過程中，由于工程施工人員、技術人員的隨意性行為，會造成相當一部分文件用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等不耐久字跡書寫，這些不耐久字跡會隨著時間的不斷推移而容易褪色，不利于工程檔案的長期保存。所以，工程文件應該一律用碳素墨水等耐久字跡書寫，一旦發(fā)現(xiàn)有不耐久字跡書寫的現(xiàn)象，應該及時采取補救措施。
六、審竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。
工程竣工圖是建筑物、構筑物工程施工結果在圖紙上的反映，竣工圖是對工程實體的寫照，是工程檔案中最重要的部分，是真實的原始記錄，也是工程竣工驗收以及今后維護改擴建的重要依據(jù)。但在竣工圖的編制過程中，往往存在著編制不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，使得竣工圖無法真實地反映工程建設的實際情況，主要表現(xiàn)在：
1、一些項目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符；公路里程、橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)現(xiàn)；竣工圖中相關責任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全；有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，無設計與竣工數(shù)量對照表；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，也極易導致竣工圖誤差和失實。
2、圖紙沒有按實際變更通知更改或更改不到位，更改地符號與說明不符合標準要求，沒有加蓋竣工圖章等等。所以工程竣工圖必須按照國家有關規(guī)定要求進行編制，審查，做到圖物相符、技術數(shù)據(jù)可*、簽字真實、準確地反映工程竣工時的實際情況。
七、審文件用紙格式是否符合標準要求。
對于一個單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項內(nèi)容應配套完整、整潔美觀。工程文件的書寫紙格式及竣工圖的圖幅格式，各參建單位使用統(tǒng)一的文件書寫格式，做到文件標準化、規(guī)范化，以保證歸檔文件的整齊統(tǒng)一。
八、審聲像材料是否能夠有效使用。
在工程建設活動中還會產(chǎn)生一些與紙質不同裁體的文件：如照片、錄音、錄像及電子磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應檢查其存儲格式是否符合國家有關規(guī)范要求，以保證今后的有效使用。
公路建設是國家交通基礎設施建設的重要內(nèi)容，近年來，公路建設高潮迭起。隨著公路建設事業(yè)的高速發(fā)展，正不斷形成和積累起大量的公路工程檔案。如何加強公路建設工程竣工文件的歸檔審核，是我們建設部門一項非常重要的任務。
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